Alos

SAVREMENI ELEKTRONSKI MANAGEMENT

  1. PAPIRNA DOKUMENTACIJA

Papirna dokumentacija koja je juš uvek veoma prisutna u stvaranju, obradi i razmeni informacija. Zbog svog velikog obima postaje sve teze pristupacna a zauzima veliki i skup prostor. I ako je uvodjenje elektonskih informacionih sistema smanjila papirnu dokumentaciju, daljom automatizacijom neophodno je papirnu dokumentaciju svesti na nepohodni minimum.

Da bi se izradila adekvatna organizacija arhiviranja i koriscenja dokumenzacije u poslovnom sistemu, potrebno je ispitati radne procese i sistem odlaganja razlicitih dokumenata. Takodje se mora steci utisak o postojecoj dokumentaciji, o njenom kretanju i mestima gde je sve potrebno koristiti te informacije.

Analiza postojeceg stanja dokumentacije treba da obuhvati:

·  organizacionu semu, mesto nastanka dokumentacije, njene obrade i obim,

·  stanje postojece arhive sa posebnim razgranicenjem na pasivnu i aktivneu dokumentaciju,

·  metodi i postupci prijema i odlaganja arhivskog materijala,

·  priliv dokumentacije

·  lista kategorija dokumenata sa rokovima cuvanja, nacin arhiviranja i stepen poverljivosti arhivskog materijala,

·  postojeca informaticka i druga oprema za arhiviranje i koriscenje dokumentacije

·  tokovi cirkulacije dokumentacije

·  stepen automatizacije i poslova, njihova medjusobna povezanost u jedinstveni informacioni sistem

Na bazi dobijenih podataka iz analize, organizovanju arhiviranja i upravljanja dokumentacijom treba pristupiti krajnje ozbiljno i analiticki, imajuci u vidu sve savremene metode za arhiviranje i koriscenje dokumentacije.

 

2. MIKROFILM

 

Kada je rec o pasivnoj arhivskoj dokumentaciji, mikrofilm se preporucuje kao potreba oslobadjanja uglavnom, velikog arhivskog prostora. Pored toga, pogodnosti koje pruza koriscenje mikrofilma su:  

·   obezbedjenje dokumentacije od elementarnih nepogoda, gubljenja i ostecenja

·   laksa distribucija informacija

·   jeftinije kopiranje

Mikrofilm je pogodan oblik za arhiviranje i distribuciju podataka. Spregom racunara i mikrofilma postize se brzo pretrazivanje dokumenata snimljenih na mikrofilmu. Citaci mikrofilma se direktno mogu vezati sa racunarom koji sadrzi podatke o mikrofilmovanoj dokumentaciji. U najprostijoj situaciji to su, pored osnovnih podataka o dokumentu i oznake gde se nalazi dokument na filmu. Povoljniji nacin je sredjivanje podataka preko recnika pojmova – deskriptora koji su smesteni u tezaurus datoteci racunara. Ovim nacinom se obezbedjuje trazenje dokumenata ili grupe dokumenata koji se odnose na odredjenu oblast bez navodjenja svakog dokumenta posebno.

U ovom smislu potrebno je izraditi odgovarajuci softver koji ce podrzati brzo pretrazivanje mikrofilmovane dokumentacije.

  3. DIGITALIZACIJA I ELEKTRONSKO ARHIVIRANJE

ŠTA JE TO ELEKTRONSKA ARHIVA?            

Elektronska arhiva predstavlja trenutno najsavremeniji metod arhiviranja dokumentacije. Metod se zasniva na ko­ri­šće­nju skenera koji dokument (sliku) prevede u elektronski oblik i računara na kome se memorišu slike dokumenata.

Ovakav metod čuvanja dokumentacije nije nov ali je tek poslednjih godina počeo da ulazi u širu upotrebu. Razlog je što su performanse računara i skenera, kao i raspoloživi memorijski kapaciteti bili nedovoljni i previše skupi za većinu potencijal­nih primena. Danas to više nije slučaj pa se u doglednoj buducnosti može očekivati da će elektronsko arhiviranje predsta­vlja­’ti dominantan oblik arhiviranja dokumenata.

PREDNOSTI DIGITALIZACIJE DOKUMENTACIJE

Elektronska arhiva ima vise prednosti u odnosu na klasicnu papirnu arhivu:

-   Ocigledna je prednost da zahteva neuporedivo manje prostora, cime se bitno smanjuju troskovi odrzavanja arhive.

-    Elektronska arhiva pruza mnogo vecu sigurnost jer je, zbog niske cene, opravdano imati veci broj kopija, cijom se fizickom dislokacijom obezbedjuje visok stepen sigurnosti podataka.

-    Znacajna prednost je i neuporedivo jednostavniji i brzi pristup dokumentima.

-    Posto su svi dokumenti na racunaru, moguc je prakticno trenutan pristup dokumentima sa svakog racunara koji je sa arhivom povezan u bilo koji oblik mreze.

TEHNICKI ZAHTEVI

Hardverski deo sistema za digitalizaciju i arhiviranje dokumentacije sastoji se iz:

1.       Skener dokumenata

Za kreiranje elektronske arhive je potreban skener koji treba da bude dimenzionisan u skladu sa formatom dokumenata i ocekivanim prilivom dokumentacije. U vecini slucajeva, skener projektovan za kucnu upotrebu ne zadovoljava potrebe elektronske arhive, pa se moraju koristiti skeneri prilagodjeni dokumentaciji.

Odabiru skenera, kao ulaznoj jedinici, koji pretvara izgled dokumenta u digitalni oblik, mora se posvetiti posebna paznja i analiza. Na trzistu postoji veoma siroka paleta skenera.

Osnovna podela je na kolor i crno-bele skenere. Kako se u arhivskoj gradji nalazi pretezno crno-bela dokumentacija to cemo obratiti paznju uglavnom na ove skenere, koji su daleko brzi i jeftiniji od kolor skenera. U koliko se pokaze potreba za arhiviranjem dokumentacije u koloru, moguce je nabaviti i jedan kolor skener u sistemu.

Pretezni deo arhivske dokumentacije ne prelazi A-3 format papira te je i ponuda skenera do ovog formata najbrojnija. Za skeniranje dokumenata vecih od A-3 nude se skeneri i do A-0 formata.

Pored formata dokumenta, bitno je o da li je dokumentacija u listovima ili je povezana u knjige. Za ovu drugu vrstu dokumenata potrebno je da skener ima ravnu plocu za dokumenta (Flat).

Sledeca karakteristika skenera je mogucnost skeniranja samo jedne strane dokumenta (Simplex) ili istovremeno skeniranje obe strane dokumenta (Duplex). S obzirom na cene duplex skenera nisu mnogo vece, a dobija se dvostruko veca brzina skeniranja, preporucujemo nabavku duplex skenera.

Najvaznija osobina skenera je brzina, odnosno broj dokumenata koji se moze skenirati u minutu. U tehnickim karakteristikama skenera dat je broj dokumenata A-4 u minuti sa rezolucijom 200 dpi i naravno da je to teorijska brzina skeniranja. Za realnu analizu kolicine dokumenata koja se moze skenirati na jednom radnom mestu treba uzeti u obzir i vreme pripreme dokumenata, stavljanja u skener, njihovo odlaganje, sto smanjuje ovo vreme na polovinu ili tresinu.

Skeneri se po brzini mogu podeliti u tri grupe: od 10 do 30 str/min, od 30 do 60 str/min i skeneri do 160 str/min. Smatramo da su optimalni odnosi brzina i cena skenera kod prve dve grupe, dok su cene skenera preko 60 str/min veoma velike. Na primer, cena skenera brzine 120 str/min je cetiri do pet puta veca od skenera brzine 57 str/min.

 Skeneri se povezuju sa PC racunarom pomocu SCSI-interfejsa, optickim kablovima ili novijim IEEE 1394 (Firewire) interfejsom. SCSI je standardan za sve brze skenere dok se ostala dva narucuju uz doplatu.

U sistem za elektronsku arhivu potrebno je prikljuciti jos i laserski stampac i fax aparat za stampanje i razmenu dokumentacije.

Savremeni digitalni fotokopirni aparati u sebi sadrze sve ove tri funkcije: skener, stampac i fax. Povezivanjem digitalnog fotokopir aparata direktno u mrezu ili na radnu stanicu dobija se kompletan sistem za kreiranje elektronske arhive i upravljanje bazom podataka.

2.       Personalni racunar

Iz skenera, preko SCSI interfejsa digitalizovani podaci se snimaju na hard diskove personalnih racunara. Pomocu odgovarajucih programa dokumenta se sortiraju i indeksiraju i spremni su za snimanje na masovne medije.

Tehnicki zahtevi koje treba da ispuni racunarski sistem za arhiviranje se prakticno svode na uslove koje treba da omoguce rad savremenih personalnih operativnih sistema (windows 98, NT, 2000). Savremeni, standardni personalni racunari tipa Pentium III i Pentium IV sa grafičkim akceleratorima su dovoljni za memorisanje i upravljanje bazama podataka. Na, danas standardni, disk od 40GB moze da stane od 800.000 do 1.000.000 digitalizovanih dokumenata, a za vece arhive se moze koristiti veci broj diskova. U koliko su radne stanice nezavisne, moraju biti opremljene snimacem medija za trajno arhiviranje dokumentacije. Kao medij za arhiviranje digitalizovane dokumentacije koriste se standardni CD-R kapaciteta 700 MB ili DVD-RAM od 4,7 GB.

Firma RICOH napravila je univerzalni snimac i CD i DVD diskova i time znatno pojednostavili i pojeftinili sistem, zadrzavajuci standarde u arhiviranju dokumentacije.

Povezivanjem radnih stanica u lokalnu mrezu samo jedan PC (server) se oprema snimacem ili se na njega veze uredjaj za automatsko biranje i citanje medija (dzu-boks).

Dokumenti se najcesce arhiviraju u rezoluciji 200 tacaka po incu, što je jednako stndardnoj rezoluciji faks aparata. To znaci da se dokument iz arhive moze direktno poslati na faks ako je racunar opremljen odgovarajucim modemom, cime se postize jos veca fleksibilnost u koriscenju arhive.

3. Laserski stampac

U koliko se u sistemu za digitalizaciju ne koristi multifunkcionalna masina (digitalni fotokopirni aparat), za izradu kopija na papiru nije potrebno  predvideti laserski printer. Ako se opredelite za Laserski stampac on treba da bude A-3 formata i povezan u mrezu. Predlazemo laserski printer RICOH Aficio 2600 (A-3, 1200 dpi, 26 str/min, mreža).

4. SOFTVER

Za arhivu je potrebna i interna baza podataka, za sta se moze koristiti bilo koji softver za upravljanje bazom podataka. Zbog vece stabilnosti voda, kao i vece bezbednosti, preporucuje se da se kao platforma za memorisanje arhive koristi WINDOWS NT, odnosno WINDOWS 2000. Iz istog razloga je pozeljno koristiti kvalitetan softver za bazu podataka ( SQL server, ORACLE, DBL...).

Takav softver baziran na SQL server bazama podataka proizvodi i nudi Nemacka firma DOCUWARE.

Softverski paket DOCUWARE 4.5.

Snimanje dokumenata ovim softverskim paketom obavlja se vrlo jednostavno preko ulaznog skenera, gde dokumenti prvo ulaze u "elektronsku korpu" (basket) odakle se sortirani, zahvaljujuci jednostavnim funkcijama i opremljeni odgovarajucim siframa, odlazu u elektronski arhiv u originalnom obliku.

Trazenje dokumenata koji su odlozeni u arhivu izvodi se u sekundi, prema raznim parametrima:

·    Datum odlaganja

·    Imenu onoga koje odlagao, ili

·    Na osnovu bilo koje sifre ili pojma koje navede korisnik

Arhiv se u svako doba moze kopirati na CD medij i odloziti. Direktno sa CD-a pretrazivanje dokumenata se obavlja vrlo jednostavno na bilo kojem PC, koji koristi Windows kao operativni sistem, bez dodatnih softverskih paketa (DocuWare u sebi sadrži SQL SERVER bazu podataka i OCR ).

FUNKCIJE I TEHNICKI PODACI:

·    Snimanje dokumenata

-   Skeniranje originalnih dokumenata, crno belih ili u boji, standardnim ili skenerima visokog ucinka

-   Formati originala od A7 do A0

·    Obrada dokumenata

-   Markiranje i komentar skeniranih dokumenata

-   Beleske i tekstovi, mogu se smestiti na bilo kojoj poziciji

-   Skenirani tekst ostaje veran originalu uvek i neizmenjen

·    Organizacija dokumenata u korpi za pisma

-   Elektronske korpe za pisma za prijem dokumenata nakon skeniranja ili povlacenja iz drugih baza.

-   Predsortiranje dokumenata pomeranjem i kopiranjem pomocu misa

-   Prikazivanje dokumenata kao liste ili minijaturne slike

-   Softverska kontrola visine do koje je korpa napunjena dokumentima

·    Pokazivanje dokumenata

-   Vrlo brzo listanje: 4 strane u sekundi crno belih dokumenata

-   Istovremeni prikaz tri prozora

-   Mogucnost pozicioniranja prozora po slobodnom izboru

-   Stampanje direktno sa prikaza, kompletnih dokumenata kao i markiranih fragmenata

-   Kopiranje markiranih fragmenata u vidu slike ili teksta

·    Arhiviranje dokumenata

-   Kapacitet snimanja: oko 20.000 stranica A4 po 1 MB memorijskog prostora

-   Prenosenje arhiva sa hard diska na CD ili DVD

·    Pronalazenje arhiviranih dokumenata

-   Trazenje pomocu indeksnih polja

-   Pretrazivanje vise arhiva

-   Mogucnost sortiranja liste sa rezultatima

-   Individualno kreiranje maske za trazenje, maske za odlaganje i liste rezultata za pojedine korisnike ili grupe korisnika

-   Stampanje pronadjenih dokumenata

·    Osiguranje

-   Osiguranje pomocu uobicajenog back-up

-   Automatska back-up funkcija

  DOCUWARE je jedan od najpoznatijih programskih paketa u svetu, zbog svoje kompletne funkcionalnosti, jednostavnom koriscenju, odrzavanju, integrisanju sa okruzenjem, kompatibilnosti i apsolutnoj sigurnosti.

 

DOCUWARE - Alos-ov oficijalni sajt, saznajte vise od proizvodjaca

 

 

 

Aktuelno     Bertele    Informatika     Kontakt

Uvoz i zastupstvo     Kancelarijsko poslovanje     Servis